Yhdistyksen virallinen nimi on Pattaya Suomi-Seura ry ja sen kotipaikka on Helsinki.

Yhdistyksen tarkoituksena on edistää ja kehittää Pattayalla käyvien ja asuvien suomalaisten ja heidän läheistensä yhteistyötä ja tietämystä Thaimaassa asumiseen ja oleskeluun liittyvissä asioissa, sekä edistää yhteisöllisyyden kehittymistä, viihtyvyyttä ja yleistä hyvinvointia Pattayalla, sekä harjoittaa hyväntekeväisyyttä. Tarkoituksena on myös edistää vähävaraisten ihmisten henkistä ja fyysistä hyvinvointia ja pyrkiä parantamaan heidän elämänlaatuaan. Yhdistys toimii Suomessa ja Thaimaassa ja sen toiminta käsittää avustuskohteita Thaimaassa.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys:

• harjoittaa hyväntekeväisyyspohjalta avustustoimintaa kohderyhmilleen
• tekee aloitteita ja esityksiä sekä antaa lausuntoja
• järjestää keskustelu- ja tiedotustilaisuuksia sekä illanviettoja
• järjestää Pattayan suomalaisyhteisölle yhteisiä kokoontumisia ja vapaa-ajan virkistystilaisuuksia
• harjoittaa tiedotus-, valistus- ja julkaisutoimintaa
• toimii yhteistyössä muiden vastaavien yhdistysten ja yhteisöjen kanssa
• toimii muilla vastaavilla tavoilla tarkoituksensa toteuttamiseksi

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi harjoittaa julkaisutoimintaa, hankittuaan tarvittaessa asianomaisen luvan:

• toimeenpanna rahankeräyksiä ja arpajaisia hankittuaan asianmukaisen luvan sekä
• vastaanottaa avustuksia, lahjoituksia ja testamentteja.

Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä henkilö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen. Kannattavaksi jäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa. Varsinaiset jäsenet ja kannattavat jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus. Kunniajäseneksi voidaan hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut yhdistyksen toimintaa.

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan. Hallitus voi erottaa jäsenen, joka on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella vahingoittanut yhdistystä.

Varsinaisilta jäseniltä ja kannattavilta jäseniltä perittävän vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta erikseen kummallekin jäsenryhmälle päättää vuosikokous. Kunniajäsenet eivät suorita jäsenmaksuja.

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja kuusi muuta jäsentä. Hallituksen toimintakausi on vuosikokousten välinen aika. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa taloudenhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä määrättyä tarkoitusta varten vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään kolme sen jäsentä sekä puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
Hallitus voi kokoontua tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla.

Yhdistyksen nimen kirjoittavat puheenjohtaja yksin ja varapuheenjohtaja yhdessä hallituksen nimeämän henkilön kanssa. 

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajille/tilitarkastajille viimeistään kuukausi ennen vuosikokousta. Toiminnantarkastajien/tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta.

Vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä helmikuun loppuun mennessä. Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle. Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä ja kunniajäsenellä yksi ääni. Kannattavalla jäsenellä on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus. Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta.

Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta yhdistyksen kotisivuilla ja yhdistyksen toimitilojen ilmoitustaululla.

Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. kokouksen avaus

2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja  kaksi ääntenlaskijaa

3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

4. hyväksytään kokouksen työjärjestys

5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien lausunto

6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle

7. vahvistetaan toimintasuunnitelma sekä jäsenmaksun suuruus 

8. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet

9. valitaan kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa

10. käsitellään muut esille tulevat asiat.

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja henkilötietolain (523/99) 10 § ja 24 § mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispäivämäärä: 31.5.2023

Viimeisin muutos: 31.5.2023

1. Rekisterinpitäjä

Pattaya Suomi-Seura Ry

308/388 Phratamnak Road Soi 3 Moo 12 Nongprue Banglamugn

Chonburi 20150 Thailand

2. Rekisterinpitäjän edustaja

Puheenjohtaja Christer Mannila

Christer.mannila@gmail.com

Puh. +358 405 251 186​

3. Rekisterin nimi

Pattaya Suomi-Seura ry:n jäsenrekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää seuran jäsenien yhteystietoja.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

– täydellinen nimi (etu- ja sukunimi)

– sähköpostiosoite 

– syntymäaika

– puhelinnumero

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisterin tiedot seura saa jäseneltä jäsenhakemuksen jättämisen yhteydessä ja jäsenyyden aikana jäsenen ilmoitusten mukaan.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta seuran ulkopuolelle.

8. Tietojen säilytys ja käsittely

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään sähköisessä muodossa pilvipalvelussa, jossa tiedot on suojattu asianmukaisin salasanoin ja käyttäjätunnuksin. Rekisteriin on pääsy vain Pattaya Suomi-Seura ry:n hallituksen jäsenillä.

Yhdistyksen puheenjohtajalla, varapuheenjohtajalla, sihteerillä ja taloudenhoitajalla on oikeus päivittää rekisterissä olevia tietoja.

Rekisteröidyn tiedot poistetaan jäsenen jätettyä eroilmoituksensa tai saatuaan erottamispäätöksen tietoonsa. Poikkeustilanteessa rekisteröidyn tietoja voidaan säilyttää pidempään. Tällöin rekisteröidylle ilmoitetaan pidennetystä säilytysajasta ja sen perusteista.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella Pattaya Suomi-Seura ry:n jäsenrekisteriin rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä, ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Tietojen tarkistus- ja oikaisupyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä on velvollisuus osoittaa henkilöllisyytensä rekisterinpitäjän niin pyytäessä.

10. Muut mahdolliset oikeudet

Sivustolla käytetään evästeitä.

Sivusto kerää tietoja sivustoilla vierailevilta henkilöiltä. Tietojen avulla parannetaan sivuston toimivuutta ja sivuston sisältöä, kehitetään liiketoimintaa ja kohdennetaan markkinointia.

Muut verkkosivustot, joille mahdollisia linkkejä on, keräävät ja hyödyntävät evästeitä heidän tarpeidensa mukaan.

Henkilön tulee itse hyväksyä jokaisen sivuston evästeet itse.